Servicios de Reservas

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Descripción general

• Crear y gestionar servicios de reserva para tu negocio
• Programar citas con recordatorios automáticos
• Dar seguimiento al estado de la reserva durante todo su ciclo de vida
• Enviar seguimientos automáticos después de las citas
• Integrarlo con los flujos de trabajo de tu chatbot

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Funciones principales

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1. Servicios de Reservas

• Define distintos tipos de citas (consultas, reuniones, servicios, etc.)
• Establece una duración predeterminada para cada tipo de servicio
• Configura identificadores de servicio personalizados (Service UID)
• Activa o desactiva servicios según lo necesites

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2. Recordatorios automáticos

• Configura hasta 5 secuencias de recordatorio por servicio
• Configura el momento del recordatorio (días, horas, minutos antes de la cita)
• Personaliza los mensajes de recordatorio
• Disparo automático del recordatorio según la hora programada

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3. Seguimientos automáticos

• Configura hasta 5 secuencias de seguimiento por servicio
• Envía seguimientos después de citas completadas o de ausencias (no show)
• Configura el momento del seguimiento (días, horas, minutos después de la cita)
• Personaliza los mensajes de seguimiento

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4. Gestión del estado de la reserva

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5. Información de la reserva

• Horas de inicio y fin
• Duración (en minutos)
• Detalles de la ubicación
• Seguimiento del origen (source)
• Metadatos personalizados
• Sistema de valoración (0-5 estrellas)
• Motivos de cancelación / reprogramación
• Registros de auditoría completos (logs)

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Primeros pasos

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Requisitos previos

• Cuenta de workspace con el complemento Ticket/Lists/Bookings habilitado
• Acceso a la gestión de servicios de reserva
• Conocimiento básico de la zona horaria de tu workspace

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Pasos de configuración inicial

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Cómo funciona

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Arquitectura del sistema

1. Creación de la reserva: cuando se crea una reserva, el sistema genera automáticamente las programaciones de recordatorios y seguimientos según tu configuración.
2. Procesamiento de recordatorios:
   • Se ejecuta cada minuto
   • Busca recordatorios pendientes dentro de una ventana de 2 horas
   • Envía los recordatorios y actualiza el estado a “sent” (enviado)
3. Eventos de la reunión:
   • Inicio de la reunión: se dispara automáticamente cuando se alcanza la hora de inicio
   • Fin de la reunión: se dispara automáticamente cuando se alcanza la hora de fin
4. Procesamiento de seguimientos:
   • Se programan tras completar la reserva o marcarla como ausencia
   • Se ejecutan con la misma frecuencia que los recordatorios
   • Solo se envían para reservas completadas o con ausencia

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Configurar servicios de reserva

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Paso 1: Crear un servicio de reserva

• Name (Nombre): nombre visible de tu servicio (máx. 100 caracteres)
• Service UID: identificador único con caracteres alfanuméricos (máx. 50 caracteres)
  • No se puede cambiar después de crearlo
  • Ejemplos: consultation_30min, demo_call, support_session
• Description (Descripción): descripción detallada (máx. 1.000 caracteres)
• Default Duration (Duración predeterminada): duración en minutos (0-1000)
• Status (Estado): Active o Inactive

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Paso 2: Configurar recordatorios

1. Sequence Number (Número de secuencia): se asigna automáticamente (1-5)
2. Title (Título): descripción breve (máx. 50 caracteres)
3. Description (Descripción): mensaje detallado (máx. 500 caracteres)
4. Timing (Momento): define cuándo enviar el recordatorio
   • Días antes de la hora de inicio
   • Horas antes de la hora de inicio
   • Minutos antes de la hora de inicio
5. Status (Estado): Active o Inactive

Recordatorio 1:
- Título: "Tu cita es mañana"
- Días: 1, Horas: 0, Minutos: 0
- Descripción: "Tu cita es mañana a las [HORA]"

Recordatorio 2:
- Título: "Tu cita es en 1 hora"
- Días: 0, Horas: 1, Minutos: 0
- Descripción: "Tu cita comienza en 1 hora"

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Paso 3: Configurar seguimientos

1. Sequence Number (Número de secuencia): se asigna automáticamente (1-5)
2. Title (Título): descripción breve (máx. 50 caracteres)
3. Description (Descripción): mensaje detallado (máx. 500 caracteres)
4. Timing (Momento): define cuándo enviar el seguimiento
   • Días después de la hora de fin
   • Horas después de la hora de fin
   • Minutos después de la hora de fin
5. Status (Estado): Active o Inactive

Seguimiento 1:
- Título: "¿Cómo estuvo tu cita?"
- Días: 0, Horas: 2, Minutos: 0
- Descripción: "Nos encantaría conocer tu experiencia"

Seguimiento 2:
- Título: "Encuesta de seguimiento"
- Días: 1, Horas: 0, Minutos: 0
- Descripción: "Tómate un momento para completar nuestra encuesta"

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Gestionar reservas

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Crear una reserva

• Service UID o Booking Service ID
• Hora de inicio (en la zona horaria del workspace)
• Estado inicial (Pending o Confirmed)

• Duración personalizada (sustituye a la predeterminada)
• Ubicación (máx. 1.000 caracteres)
• Origen / Source (máx. 100 caracteres)
• Metadatos (máx. 5.000 caracteres)
• Notas (máx. 1.000 caracteres)

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Acciones sobre la reserva

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Recordatorios y seguimientos

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Comportamiento de los recordatorios

• Se crean cuando se crea la reserva
• Se calculan como: hora_de_inicio - (días + horas + minutos)
• El estado se define como “pending” si está en el futuro, o “skipped” si ya pasó

• Los recordatorios se envían cuando se alcanza la hora programada
• El estado cambia a “sent”
• Se registra la marca de tiempo del envío
• Dispara el evento REMINDER_SENDING

• Pending (Pendiente): esperando a ser enviado
• Sent (Enviado): entregado con éxito
• Skipped (Omitido): no enviado (pasó la hora o la reserva se canceló)
• Cancelled (Cancelado): la reserva fue cancelada

• Solo se reprograman los recordatorios no enviados
• Los recordatorios enviados se conservan
• Se calculan nuevas horas programadas

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Comportamiento de los seguimientos

• Solo se crean cuando la reserva se marca como Completed o No Show
• Se calculan como: hora_de_fin + (días + horas + minutos)
• El estado se define como “pending” si está en el futuro, o “skipped” si ya pasó

• Los seguimientos se envían cuando se alcanza la hora programada
• El estado cambia a “sent”
• Se registra la marca de tiempo del envío
• Dispara el evento FOLLOWUP_SENDING

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Ciclo de vida de la reserva

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Transiciones de estado

Created → Pending → Confirmed → In Progress → Completed
                 ↓                          ↓
              Cancelled                  No Show

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Flujo de eventos

1. BOOKING_CREATED: creación inicial de la reserva
2. BOOKING_CONFIRMED: reserva confirmada por el usuario o el sistema
3. REMINDER_SENDING: cada recordatorio en el momento en que se envía
4. MEETING_STARTED: se alcanzó la hora de inicio
5. MEETING_ENDED: se alcanzó la hora de fin (completa la reserva automáticamente)
6. BOOKING_COMPLETED: completada manual o automáticamente
7. BOOKING_NO_SHOW: marcada como ausencia
8. FOLLOWUP_SENDING: cada seguimiento en el momento en que se envía
9. UPDATE_RATING: valoración actualizada
10. BOOKING_RESCHEDULED: se cambió la hora de la reserva
11. BOOKING_CANCELLED: reserva cancelada

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Cambios de estado automáticos

• Pending/Confirmed → In Progress: cuando se alcanza start_time
• In Progress → Completed: cuando se alcanza end_time (mediante el proceso automático)

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Acciones de la API

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Gestión de servicios

• list_booking_services: obtiene todos los servicios de reserva
• get_booking_service: obtiene los detalles de un servicio específico
• list_booking_service_reminders: obtiene los recordatorios de un servicio
• list_booking_service_followups: obtiene los seguimientos de un servicio

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Gestión de reservas

• list_bookings: obtiene las reservas (filtradas por usuario, servicio o estado)
• get_booking: obtiene los detalles de una reserva específica
• create_booking: crea una nueva reserva
• confirm_booking: confirma una reserva pendiente
• reschedule_booking: cambia la hora de la reserva
• cancel_booking: cancela la reserva
• mark_booking_completed: marca como completada
• mark_booking_no_show: marca como ausencia
• update_booking_rating: actualiza la valoración

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Parámetros

• bot_user_ns: identificador del usuario del bot (para pruebas)
• service_uid: identificador único del servicio
• booking_id: ID de la reserva específica

• start_time: formato ISO 8601 UTC (ej. "2020-01-02T12:30:00Z")
• duration: minutos (opcional; si no se especifica usa la duración predeterminada)
• pending_or_confirmed: estado inicial
• location: ubicación de la cita
• source: origen de la reserva
• metadata: datos personalizados (cadena JSON)
• notes: notas adicionales

• reschedule_reason: motivo de la reprogramación (máx. 500 caracteres)
• cancel_reason: motivo de la cancelación (máx. 500 caracteres)
• rating: número entre 0 y 5

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Diagramas de secuencia

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Flujo de creación de la reserva

User → System: Create Booking Request
System → Database: Create booking record
System → Database: Generate reminder schedules
System → Database: Save reminder records
System → EventDispatcher: Dispatch BOOKING_CREATED
EventDispatcher → Triggers: Process configured triggers
System → User: Return booking confirmation

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Flujo de procesamiento de recordatorios

CronJob → System: Run reminder processor (every minute)
System → Database: Query pending reminders (2-hour window)
Database → System: Return pending reminders
System → Validator: Check booking status
Validator → System: Validate service is active
System → BotUser: Retrieve bot user details
System → EventDispatcher: Dispatch REMINDER_SENDING event
EventDispatcher → Triggers: Execute reminder flow
System → Database: Update reminder status to 'sent'
System → Database: Record sent timestamp

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Flujo de finalización de la reserva

User/System → System: Mark booking complete
System → Database: Update booking status to 'completed'
System → Database: Skip unsent reminders
System → Database: Calculate follow-up schedules
System → Database: Create follow-up records
System → EventDispatcher: Dispatch BOOKING_COMPLETED
EventDispatcher → Triggers: Process completion triggers
System → User: Return success response

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Automatización del inicio y fin de la reunión

CronJob → System: Run booking processor (every minute)
System → Database: Query bookings with start_time reached
Database → System: Return matching bookings
System → EventDispatcher: Dispatch MEETING_STARTED event
System → Database: Update status to 'in_progress'

[Más adelante...]

System → Database: Query bookings with end_time reached
Database → System: Return matching bookings
System → EventDispatcher: Dispatch MEETING_ENDED event
System → Database: Update status to 'completed'
System → Database: Schedule follow-ups

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Flujo de reprogramación

User → System: Reschedule request
System → Validator: Check booking status
Validator → System: Validate can reschedule
System → Database: Get sent reminder sequences
System → Database: Delete unsent reminders
System → Database: Update booking times
System → Database: Increment reschedule_count
System → Database: Calculate new reminder schedules
System → Database: Create new reminder records
System → EventDispatcher: Dispatch BOOKING_RESCHEDULED
System → User: Return updated booking

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Buenas prácticas

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1. Configuración del servicio

• Usa nombres de servicio claros y descriptivos
• Crea Service UIDs únicos y fáciles de referenciar
• Establece duraciones predeterminadas realistas
• Prueba los tiempos de recordatorios y seguimientos antes de publicar

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2. Estrategia de recordatorios

• No abuses de los recordatorios (2-3 suelen ser suficientes)
• Espacia los recordatorios adecuadamente (ej. 1 día antes, 1 hora antes)
• Redacta mensajes de recordatorio claros y accionables
• Incluye los detalles relevantes de la reserva en los recordatorios

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3. Estrategia de seguimientos

• Envía un seguimiento inmediato para pedir opinión (2-4 horas después)
• Envía la solicitud de encuesta 24 horas después de la cita
• Mantén los mensajes de seguimiento breves y enfocados
• Incluye siempre opciones para darse de baja

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4. Gestión de reservas

• Indica siempre los motivos de cancelación para tus analíticas
• Usa el campo de notas para registrar contexto importante
• Actualiza las valoraciones para medir la calidad del servicio
• Revisa los logs de reservas con regularidad

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5. Pruebas

• Prueba el ciclo de vida completo de la reserva antes del lanzamiento
• Verifica los tiempos de los recordatorios en tu zona horaria
• Prueba escenarios de reprogramación
• Valida que los disparadores de eventos se ejecuten correctamente

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Solución de problemas

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Límites y restricciones

• Máximo de servicios de reserva: 20 por workspace
• Máximo de recordatorios: 5 por servicio
• Máximo de seguimientos: 5 por servicio
• Límites de campos: